Politique de confidentialité

Politique relative aux données à caractère personnel des usagers et contacts du Smectom du Plantaurel

Le Règlement Général sur la Protection des Données*, ou RGPD, fixe le cadre juridique applicable aux traitements de données à caractère personnel.

Le RGPD renforce les droits et les obligations des responsables de traitements, des sous-traitants, des personnes concernées et des destinataires des données.

Dans le cas de notre activité nous sommes amenés à traiter des données à caractère personnel.

L'article 12 du RGPD impose que les personnes concernées soient informées de leurs droits de manière concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.

C'est l'objet de ce document.

Pour une bonne compréhension de notre Politique de confidentialité, nous précisons les rôles suivants :

le responsable du traitement : désigne le Smectom du Plantaurel

le sous-traitant : désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du Smectom du Plantaurel

les personnes concernées : désigne les usagers et/ou les contacts du Smectom du Plantaurel

les destinataires : désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent des données à caractère personnel de la part du Smectom du Plantaurel. Les destinataires des données peuvent donc être aussi bien des agents du Smectom du Plantaurel que des organismes extérieurs (partenaires, intervenants, etc.)

 

*Dénomination courante du Règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Objet

Notre Politique de confidentialité a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information à laquelle nous sommes tenus en application de l'article 12 du RGPD et de formaliser les droits et les devoirs de nos usagers et contacts au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

Portée

Notre Politique de confidentialité a vocation à s’appliquer dans le cadre de la mise en place de l’ensemble des traitements de données à caractère personnel relatives à nos usagers et contacts.

Le Smectom du Plantaurel met tout en œuvre pour que les données soient traitées dans le cadre d’une gouvernance interne précise.

Ceci étant précisé, la présente politique ne porte que sur les traitements dont le Smectom du Plantaurel est responsable du traitement et ne vise donc pas les traitements qui seraient créés ou exploités en dehors des règles de gouvernance fixées par le Smectom du Plantaurel.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par le Smectom du Plantaurel ou par le biais d’un ou plusieurs sous-traitants spécifiquement désignés par nous.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s’appliquer au sein de la relation contractuelle entre le Smectom du Plantaurel et ses usagers ou contacts.

Principes généraux et collecte des données

Aucun traitement n’est mis en œuvre au sein du Smectom du Plantaurel concernant des données de usagers et/ou contacts s’il ne porte pas sur des données à caractère personnel collectées par ou pour nos services ou traitées en relation avec nos services et s’il ne répond pas aux principes généraux du RGPD.

Pour une bonne compréhension de la présente politique nous précisons les notions et concepts suivants :

Cookies

Voir sur ce point notre politique relative aux cookies.

Évènements

Manifestations physiques organiséess ou non par le Smectom du Plantaurel auxquelles le Smectom du Plantaurel participe ou que le Smectom du Plantaurel sponsorise.

Les données sont généralement colletées lors de l’inscription à l’évènement (directement ou via un partenaire) ou lors de l’évènement lui-même (bulletin, questionnaire, carte de visite, ou tout autre moyen).

Médias sociaux

Toutes opérations de vente sociale, un procédé qui consiste à utiliser les réseaux sociaux dans les différentes étapes d'un processus de vente.

Cela comprend l'identification des usagers, la mise en relation, la diffusion d'informations qualifiées, la recommandation par des tiers, la veille concurrentielle, l'intelligence économique, etc..

Elles regroupent notamment le recueil de données liées à des inscriptions, posts, likes, commentaires, avis, etc.

Push media

Toutes démarches de nature commerciale et de suivi commercial.

Prospection, généralement par courrier électronique, SMS, téléphone, etc.

Les données sont collectées selon les cas d’usage en opt-in ou en opt-out.

Cette liste se veut aussi exhaustive que possible à la date de rédaction de la présente politique de confidentialité (mai 2018).

Tout nouveau cas d’usage, modification ou suppression d’un traitement existant sera porté à la connaissance des usagers et contacts par une modification de la présente politique.

Type de données collectées

Les données collectées peuvent être de deux grands types : techniques et non techniques.

Données techniques :

• Données d’acceptation (clic)

• Données de connexion (logs et token notamment)

• Données d’identification (adresse IP)

• Données de localisation

Données non techniques :

• Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone) : notamment pour l’envoi de devis, newsletter...

• Identité et identification (nom, prénom, civilité)

• Statut de propriétaire ou de locataire (uniquement déclaratif) : dans le cadre d'une demande de devis

Origine des données collectées

Les données relatives à nos usagers, prospect et contacts sont généralement collectées directement auprès d’eux (collecte directe).

La collecte peut aussi être indirecte via des entreprises spécialisées ou via les partenaires et fournisseurs du Smectom du Plantaurel.

Dans ce cas, le Smectom du Plantaurel prend le plus grand soin à s’assurer de la qualité des données qui lui sont communiquées et de la qualité de la Politique de confidentialité du prestataire.

Finalités et bases légales

Selon les cas, le Smectom du Plantaurel traite vos données pour les finalités suivantes :

• gestion de la relation usager

• gestion de la relation contact

• community management

• service usager

• organisation d’évènements

• gestion des demandes de désinscription, réinscription et de désabonnement

• gestion des opt-in et des newsletters

• amélioration des services et enquête de satisfaction

• analyse comportementale et ciblage

• ciblage publicitaire et segmentation

• acquisition d’audience

• modération de commentaires sur les réseaux sociaux

• statistiques

Ces finalités reposent sur l’intérêt légitime du Smectom du Plantaurel de disposer de données concernant ses utilisateurs, visiteurs, usagers et contacts.

La relation du Smectom du Plantaurel avec ses usagers reposera sur les conditions générales de vente acceptées lors de la signature du devis.

Lorsque c’est nécessaire, le Smectom du Plantaurel recueille le consentement des personnes (ex : newsletter).

Destinataires des données : habilitation et traçabilité

Le Smectom du Plantaurel s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes habilités.

Destinataires internes :

• la direction générale,

• le personnel habilité des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques

Destinataires externes :

• les partenaires, les sociétés extérieures

• les organismes, les auxiliaires de justice et les huissiers, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances

• l'organisme en charge de la gestion de la liste d'opposition au démarchage téléphonique

• le personnel habilité des sous-traitants

Les destinataires des données à caractère personnel des usagers et contacts au sein du Smectom du Plantaurel sont soumis à une obligation de confidentialité.

Le Smectom du Plantaurel décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation.

Le Smectom du Plantaurel n’est en aucun cas responsable des dommages de toute nature qui peuvent résulter d’un accès illicite aux données à caractère personnel.

Tous les accès concernant des traitements relatifs à des données à caractère personnel des usagers et contacts font l’objet d’une mesure de traçabilité.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à les connaître. Dans ce cas, le Smectom du Plantaurel n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par le Smectom du Plantaurel au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins et notamment selon les principes suivants :

Données relatives aux usagers : Pendant la durée des relations contractuelles avec le Smectom du Plantaurel, augmentée de 3 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription

Données relatives aux contacts : 3 ans à compter de leur collecte par le Smectom du Plantaurel ou du dernier contact émanant de l’usager / du contact

Données relatives aux utilisateurs (internautes), dont les cookies : 13 mois à compter de leur collecte

Données techniques : 13 mois à compter de leur collecte

Données ciblage publicitaire : 13 mois à compter de leur collecte

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées, soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques.

Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Droit de confirmation et droit d'accès

Les usagers et contacts disposent du droit de demander au Smectom du Plantaurel la confirmation que des données le concernant sont ou non traitées.

Les usagers et contacts disposent également d’un droit d’accès, ce dernier étant conditionné au respect des règles suivantes :

• la demande émane de la personne elle-même et est accompagnée d’une copie d’un titre d’identité, à jour

• être formulée par écrit à l’adresse suivante : Smectom du Plantaurel – Las Plantos – 09120 VARILHES ou à l’adresse e-mail donnees.personnelles@smectom.fr

Les usagers et contacts ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès du Smectom du Plantaurel.

Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, le Smectom du Plantaurel pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par le demandeur.

Si les usagers et contacts présentent leur demande de copie des données par voie électronique, les informations demandées leur seront fournies sous une forme électronique d’usage courant, sauf demande contraire.

Les usagers et contacts sont informés que ce droit d’accès ne peut porter sur des informations ou données confidentielles ou encore pour lesquelles la loi n’autorise pas la communication.

Le droit d’accès ne doit pas être exercé de manière abusive c’est-à-dire réalisé de manière régulière dans le seul but de déstabiliser le service concerné.

Mise à jour : actualisation et rectification

Le Smectom du Plantaurel satisfait aux demandes de mise à jour sur demande écrite émanant de la personne elle-même qui doit justifier de son identité.

Droit à l'effacement

Le droit à l’effacement des usagers et contacts ne sera pas applicable dans les cas où le traitement est mis en œuvre pour répondre à une obligation légale.

En dehors de cette situation, les usagers et contacts pourront demander l’effacement de leurs données dans les cas limitatifs suivants :

• les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées d’une autre manière

• la personne concernée retire le consentement sur lequel est fondé le traitement et qu’il n’existe pas d’autre fondement juridique au traitement

• la personne concernée s’oppose à un traitement nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Smectom du Plantaurel et qu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement

• la personne concernée s’oppose à un traitement de ses données à caractère personnel à des fins de prospection, y compris au profilage

• les données à caractère personnel ont fait l’objet d’un traitement illicite

Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, les usagers et contacts sont informés qu’il s'agit d'un droit individuel qui ne peut être exercé que par la personne concernée relativement à ses propres informations : pour des raisons de sécurité, le service concerné devra donc vérifier votre identité afin d'éviter toute communication d'informations confidentielles vous concernant à une autre personne que vous.

Droit à la limitation

Les usagers et contacts sont informés de ce que droit n’a pas vocation à s’appliquer dans la mesure où le traitement opéré par le Smectom du Plantaurel est licite et que toutes les données à caractère personnel collectées sont nécessaires à l’exécution de ses prestations.

Droit post-mortem

Les usagers et contacts sont informés qu’ils disposent du droit de formuler des directives concernant la conservation, l’effacement et la communication de leurs données post-mortem.

La communication de directives spécifiques post-mortem et l’exercice de leurs droits s’effectuent par courrier électronique à l’adresse donnees.personnelles@smectom.fr ou par courrier postal à l’adresse suivante Las Plantos 09120 VARILHES, accompagné d’une copie d’un titre d’identité signé.

Caractère facultatif ou obligatoire des réponses

Les usagers et contacts sont informés sur chaque formulaire de collecte des données à caractère personnel du caractère obligatoire ou facultatif des réponses par la présence d’un astérisque.

Dans le cas où des réponses sont obligatoires, le Smectom du Plantaurel explique aux usagers et contacts les conséquences d’une absence de réponse.

Droit d'usage

Le Smectom du Plantaurel se voit conférer par ses usagers et contacts un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse du Smectom du Plantaurel, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive Smectom du Plantaurel (analyse d’usage, statistiques, etc.).

Sous-traitance

Le Smectom du Plantaurel informe ses usagers et contacts qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, le Smectom du Plantaurel s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

Le Smectom du Plantaurel s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même.

De plus, le Smectom du Plantaurel se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD.

Sécurité

Il appartient au Smectom du Plantaurel de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité, physiques ou logiques, que l'entreprise estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

Parmi ces mesures figurent principalement :

• gestion des habilitations pour l’accès aux données

• mesures de sauvegarde interne

• processus d’identification

• conduite d’audits de sécurité

• l’adoption d’une politique de sécurité des systèmes d’information

• l’adoption de plans de continuité / de reprise d’activité

• l’utilisation d’un protocole ou de solutions de sécurité

Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, le Smectom du Plantaurel s’engage à en notifier la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les usagers et contacts et que les données n’ont pas été protégées, le Smectom du Plantaurel :

• en avisera les usagers et contacts concernés

• communiquera aux usagers et contacts concernés les informations et recommandations nécessaires

Délégué à la protection des données

Le Smectom du Plantaurel a désigné un délégué à la protection des données.
Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes :
• Nom : Agnès LAMBERT
• Adresse e-mail : donnees.personnelles@smectom.fr
• Tél : 05 34 09 84 46
En cas de nouveau traitement de données à caractère personnel, le Smectom du Plantaurel saisira préalablement le délégué à la protection des données.
Si les usagers et contacts souhaitent obtenir une information particulière ou souhaitent poser une question particulière, il leur sera possible de saisir le délégué à la protection des données qui leur donnera une réponse dans un délai raisonnable au regard de la question posée ou de l’information requise.
En cas de problème rencontré avec le traitement des données à caractère personnel, les usagers et contacts pourront saisir le délégué à la protection des données désigné.

Registre des traitements

Le Smectom du Plantaurel, en tant que responsable du traitement, s’engage à tenir à jour un registre de toutes les activités de traitement effectuées.

Ce registre est un document ou applicatif permettant de recenser l’ensemble des traitements mis en œuvre par le Smectom du Plantaurel, en tant que responsable du traitement.

Le Smectom du Plantaurel s’engage à fournir à l’autorité de contrôle, à première demande, les renseignements permettant à ladite autorité de vérifier la conformité des traitements à la règlementation informatique et libertés en vigueur.

Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les usagers et contacts concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d'une autorité de contrôle, à savoir la CNIL en France, si celui-ci estime que le traitement de données à caractère personnel le concernant n'est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante :

• CNIL – Service des plaintes

• 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

• Tél : 01 53 73 22 22

Evolution

La présente politique de confidentialité relative aux données personnelles peut être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Toute nouvelle version de la présente politique sera portée à la connaissance des usagers et contacts par tout moyen défini par le Smectom du Plantaurel, en ce compris la voie électronique (diffusion par courrier électronique ou en ligne par exemple).

Pour en savoir plus

Pour toutes informations complémentaires, vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : Smectom du Plantaurel – Las Plantos – 09120 VARILHES ou sur donnees.personnelles@smectom.fr

Pour toute autre information plus générale sur la protection des données personnelles, vous pouvez consulter le site de la CNIL www.cnil.fr.

Informations annexes au site